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Agente de compras 101: ¿Quiénes son? ¿Cómo trabajan? ¿Cómo cobran?

Hoy en día, los agentes/empresas de aprovisionamiento desempeñan un papel cada vez más importante en la gestión de las cadenas de suministro internacionales. Sin embargo, muchas pequeñas empresas todavía están confundidas acerca de los agentes de abastecimiento, especialmente hay información ambigua y anticuada en línea que los engaña. Por lo tanto, he clasificado las 8 preguntas más preocupantes y confusas de los compradores sobre la agencia de abastecimiento y les he dado las respuestas más objetivas.

Vamos a sumergirnos ahora, y puedes hacer clic en la pregunta que te interesa,

1. ¿Qué es un agente de aprovisionamiento o una empresa de aprovisionamiento? ¿A qué se dedican?

Un agente de aprovisionamiento es una persona o agencia que representa a un comprador para abastecerse de productos básicos, comprar productos que están fuera del alcance del comprador. Los agentes/empresas de aprovisionamiento suelen ser necesarios en el comercio internacional.

En el sentido tradicional del término, un agente de aprovisionamiento se limita a buscar proveedores para su cliente. De hecho, los servicios que prestan los agentes de aprovisionamiento pueden incluir la selección del proveedor adecuado, la negociación del precio, el seguimiento de la producción, el control de calidad, la conformidad y las pruebas del producto, el envío y la logística, etc.

No se dice que los agentes/empresas de contratación deban prestar toda la gama de servicios. El alcance del trabajo depende del acuerdo/consenso alcanzado por ambas partes.

2. Comparación entre agente de compras y empresa de compras

En el mercado global, la gente a menudo toma estas dos palabras como un solo significado. Por ejemplo, si quiere encontrar a alguien que le haga el aprovisionamiento, puede decir: necesito un “agente de aprovisionamiento” o una “empresa de aprovisionamiento”, no importa. Pero, en realidad, se trata de dos conceptos diferentes.

1) Agente de aprovisionamiento

Un agente de contratación puede ser un agente de contratación individual, que puede ser contratado como agente a tiempo completo para usted. Este agente de aprovisionamiento individual suele tener sólo una o dos personas, suelen trabajar en una pequeña oficina o en una oficina en casa.

Algunos de ellos pueden tener varios años de experiencia trabajando en una empresa comercial o de abastecimiento. Estos agentes de contratación individuales se pueden encontrar en algunas plataformas de trabajo autónomo (como fiverr, Upwork, etc.), y algunos de ellos también pueden haber creado sus propios sitios web en Google.

2) Empresa de aprovisionamiento

Empresa de aprovisionamiento, también conocida como agencia de aprovisionamiento. Es fácil de entender, una empresa de aprovisionamiento cuenta con el apoyo de un equipo de agentes de aprovisionamiento expertos y departamentos organizados, como sistemas de aprovisionamiento, inspección de calidad, almacenamiento y envío. Pueden integrar los recursos de los proveedores de manera más eficiente y pueden servir a muchos compradores diferentes al mismo tiempo.

Las empresas de aprovisionamiento suelen ubicarse en agrupaciones industriales. Por ejemplo, la mayoría de los agentes/empresas de aprovisionamiento de China están ubicados en Yiwu, Guangzhou y Shenzhen en China.

Conclusión: Tanto los agentes de aprovisionamiento como las empresas de aprovisionamiento son esencialmente un enlace entre compradores y proveedores, y todo depende de cuál prefiera elegir para que le sirva.

3. ¿Quién necesita un agente/empresa de aprovisionamiento?

1) Personas que no tienen experiencia en la importación

Importar desde el extranjero implica demasiados aspectos complicados, como la búsqueda de los proveedores adecuados, el seguimiento de la producción, las pruebas de los productos y el control de calidad, y la gestión de los envíos, etc.

Si no tiene experiencia en compras en el extranjero, puede encontrar un agente/empresa de aprovisionamiento que le ayude a iniciar su primer viaje de importación.

2) Personas que tienen que ocuparse de varias categorías de productos

La selección de 2 proveedores fiables para un producto puede requerir que contacte con más de 10 proveedores. Supongamos que está buscando 10 productos, entonces necesita contactar con al menos 100 proveedores y verificarlos. En este caso, un agente/empresa de aprovisionamiento no solo puede hacer el tedioso trabajo de forma más eficiente, sino también consolidar todos los productos que necesita.

3) Grandes superficies, supermercados

¿Dice esto que un gran importador con abundantes fondos y experiencia no necesita un agente de compras? Desde luego que no. Las grandes empresas también los necesitan para gestionar mejor sus cadenas de suministro.

Tomemos como ejemplo las cadenas de supermercados, que necesitan comprar miles de categorías de productos. Es casi imposible para ellos ir a cada fábrica y comprar cada producto por sí mismos.

Los gigantes del comercio minorista, como Walmart y Target, adquieren sus productos a través de agentes de abastecimiento o empresas comerciales.

4) Personas que comercian con categorías de productos especiales

Además de las necesidades diarias, hay algunas categorías de productos especiales, como los materiales de construcción, la química, la medicina, etc. Si tomamos como ejemplo la industria china de la química y la medicina, es bastante difícil encontrar proveedores ni en la exposición ni en línea. Así que tiene que confiar en una agencia de abastecimiento o en una empresa comercial especializada en el sector para que le ayude con su negocio.

Tres ventajas de los agentes/empresas de aprovisionamiento

Un agente/empresa de aprovisionamiento fiable desempeña un papel importante en las compras del comercio internacional.

a. Pueden encontrar proveedores que ofrezcan un precio competitivo y una buena calidad. Un buen agente de compras puede ayudarle a encontrar fabricantes capaces y fiables. Porque un buen agente/empresa ya ha acumulado una gran cantidad de recursos de fábricas cualificadas que usted no puede encontrar en línea.

b. Pueden mejorar la eficacia de la contratación. Un agente/empresa de aprovisionamiento local puede ayudarle a superar las barreras culturales y lingüísticas. Sabe exactamente lo que usted quiere, y negocia con los proveedores los detalles de los productos, y a su vez le transmite el mensaje en un inglés fluido, lo que reduce en gran medida el coste de la comunicación.

c. Reducir el riesgo de importar desde el extranjero. Un buen agente/empresa de aprovisionamiento debe tener experiencia en el manejo de la producción de productos, el control de calidad, las certificaciones de cumplimiento, las normas del proceso de importación y exportación y el envío internacional.

4. ¿Qué servicios prestan principalmente los agentes de compras?

Las tarifas de los servicios de búsqueda varían en función del alcance del trabajo que pida al agente. Por lo tanto, asegúrese de haber dejado claro el alcance del servicio y los cargos antes de comenzar la cooperación, en caso de que se produzcan algunas disputas potenciales. Por ello, dedico un capítulo a presentar el servicio de agente/empresa de aprovisionamiento.

A continuación se detallan los principales servicios que prestan la mayoría de los agentes de compras:

1) Búsqueda de proveedores de productos

El servicio básico de todo agente de aprovisionamiento es verificar y seleccionar al proveedor que cumpla los requisitos de sus clientes. Y negociarán con el proveedor en nombre del comprador para obtener el mejor precio y confirmar los detalles de la producción.

Sin embargo, algunos compradores pueden estar enredados en si el agente/empresa de aprovisionamiento debe darles la información del proveedor. Algunos incluso piensan que el agente les está engañando o ganando dinero en negro al no darles la información del proveedor.

Permítanme explicarles que el hecho de que la información del proveedor se facilite al comprador depende del modelo de servicio del agente de aprovisionamiento.

Agente de contratación individual

En Fiverr o Upwork se pueden encontrar algunos agentes de sourcing individuales, a los que se les suele pagar un salario fijo (por hora/día) o se les puede pagar una comisión fija por un proyecto. Este modo de cooperación es como encontrar un asistente de sourcing en un país extranjero.

Esencialmente, el comprador paga el salario para obtener la información del proveedor, por lo que es obligación del agente proporcionar los contactos del proveedor a su jefe, el comprador, y los propios compradores se comunicarán con los proveedores para negociar el precio.

Empresa/agencia de aprovisionamiento

Si se trata de una empresa/agencia de aprovisionamiento, no darán la información del proveedor directamente al comprador. Las siguientes son las dos razones principales.

En primer lugar, estos proveedores de calidad son sus recursos acumulados (incluidos los que no se pueden encontrar en los sitios web B2B), por lo que puede obtener un precio competitivo de la empresa de aprovisionamiento.

En segundo lugar, cobran sus tarifas de servicio por un determinado porcentaje del valor total de la mercancía, es decir, este es su modelo de beneficios.

Aunque no le digan al comprador la información de contacto de la fábrica, están dispuestos a llevar al comprador a visitar la fábrica y dejar que el comprador tenga una cierta comprensión de la capacidad de producción de la fábrica. Pero esto suele ocurrir con los pedidos grandes. Si los compradores hacen pedidos de poco valor, como zapatos de 1.000 dólares o sombreros de 1.000 dólares, es menos probable que lleven a los compradores a visitar la fábrica en el extranjero.

2) Seguimiento de la producción, inspección de la calidad y organización del envío

Después de encontrar un proveedor adecuado, es el momento de organizar la producción de las mercancías. Los agentes/empresas de aprovisionamiento ayudarán a coordinarse con la fábrica, supervisando todo el proceso de producción y asegurándose de que la fábrica termine la producción a tiempo y los productos sean de buena calidad.

También proporcionarán un servicio de inspección de calidad. Cooperarán con la empresa de inspección de calidad para inspeccionar los productos acabados y minimizar la tasa de defectos antes del envío.

También proporcionarán un servicio de inspección de calidad. Cooperarán con la empresa de inspección de calidad para inspeccionar los productos acabados y minimizar la tasa de defectos antes del envío.

La mayoría de los agentes/empresas de contratación también ofrecen estos servicios. Puede elegir cualquier parte de sus servicios en función de su propia situación.

3) Otros servicios

Además de los servicios principales mencionados anteriormente, algunas grandes empresas de aprovisionamiento profesional también ofrecen soluciones de marca blanca, que incluyen, entre otros, los siguientes aspectos:

  1. Personalizar el producto
  2. Personalización del embalaje/etiquetas
  3. Fotografía de producto gratuita para el comercio electrónico

En una palabra, hay agentes de aprovisionamiento buenos y malos en esta industria. Esto hace que muchos compradores tengan miedo de probar el servicio de aprovisionamiento. Por lo tanto, es importante encontrar un agente de aprovisionamiento fiable para una cooperación a largo plazo y una cadena de suministro estable.

5. ¿Cómo cobra el agente o la empresa de aprovisionamiento?

¿Sabe que esta es una pregunta interesante: cómo cobra un agente de aprovisionamiento? No existe una norma de cobro específica, ya que hay miles de empresas de aprovisionamiento y agentes de aprovisionamiento individuales en todo el mundo. Las tarifas de los agentes de aprovisionamiento varían mucho según el alcance del servicio, los métodos de cooperación, la categoría de producto y el importe del pedido.

Muchos agentes de compras/empresas atraen a los clientes con tarifas de servicio bajas, incluso con un servicio gratuito para un pedido de prueba, pero el comprador finalmente se dará cuenta de que el coste total de la adquisición (coste del producto + coste de envío + coste de tiempo) no es bajo en absoluto. Además, el comprador puede recibir productos insatisfactorios, aunque el agente diga que ha realizado una inspección de calidad.

Para dar una idea general sobre las tarifas de los servicios de aprovisionamiento, he introducido 4 métodos de cobro comunes de los agentes de aprovisionamiento en lo siguiente.

1) Salario fijo por cada proyecto o por un periodo determinado

Muchos agentes de aprovisionamiento individuales cobran un salario fijo por cada producto o por un periodo determinado (semana/mes). Suelen cobrar menos de 50 dólares por cada producto. Bastante barato, ¿verdad? Y puedes hablar con tus proveedores sobre tus productos y establecer una relación comercial directamente. La desventaja es que estos agentes no suelen ser profesionales y los proveedores que encuentran no suelen ser los más rentables.

Algunos compradores experimentados prefieren contratar a un agente de compras individual a tiempo completo durante semanas o meses, para que realice algunas tareas sencillas de aprovisionamiento como la búsqueda de proveedores, la traducción y la comunicación con los proveedores. Si quiere importar de China, puede contratar a un agente de compras en China a tiempo completo por unos 800 dólares al mes para que trabaje solo para usted.

2) No se cobra un suplemento, pero se gana con la diferencia de precio

Muchos agentes de aprovisionamiento individuales o empresas de aprovisionamiento utilizan este método de cobro. Por lo general, en esta situación, el agente de aprovisionamiento puede proporcionar buenos proveedores con precios más competitivos o mejor calidad de los productos, lo que es imposible para el comprador encontrar estos proveedores a través de los canales normales, como algunos sitios web B2B.

A su vez, si los compradores pudieran encontrar sus precios competitivos por sí mismos, nunca considerarían a estos agentes de aprovisionamiento.

3) Porcentaje de la tasa de servicio basada en el valor del producto

El cobro de un cierto porcentaje del valor total del pedido es el método más común entre los agentes o empresas de abastecimiento. ¿Por qué? Porque normalmente proporcionan otros servicios como el seguimiento de la producción, el control de calidad, la organización del envío, la consolidación, etc. Por lo tanto, cobrarán un cierto porcentaje del valor de los bienes como la tasa de servicio.

En China, el cargo por servicio habitual es de alrededor del 5-10% del valor total del pedido. Otro punto, las categorías de productos y el tamaño del pedido también afectan en gran medida a este porcentaje. Por ejemplo, si el pedido es de algunos productos con alta competencia de precios y alta demanda como el acero laminado, o el valor del pedido es superior a 50.000 dólares, el cargo por servicio puede ser de alrededor del 3% del valor del pedido o tal vez menos.

Por lo general, pocas empresas de abastecimiento están dispuestas a aceptar tasas de servicio inferiores al 5% para los productos de consumo diario. Existen algunas empresas de aprovisionamiento que pueden tratar de atraerle con un 3% o menos de tasas de servicio, pero acabará encontrando que los precios de los productos son mucho más altos que los de la mayoría de los proveedores en línea (como los proveedores de Alibaba). O puede ser entregado con productos de mala calidad, incluso usted consigue la muestra perfecta al principio.

Conclusión: Sea cual sea el método de cobro, hay que evaluar si el agente puede reducir el coste global de la compra, mejorar la eficiencia del abastecimiento y garantizar la calidad de las mercancías, etc.

6. ¿Qué trucos utiliza el agente de compras malo? Soborno, cohecho, etc.

Ahora, finalmente, la parte que a todo el mundo le importa. Es posible que haya escuchado mucho sobre el lado oscuro del agente de abastecimiento/empresa, como aceptar sobornos del proveedor, lo que hace que los compradores tengan miedo de usar el agente de abastecimiento. A continuación voy a revelar los trucos comunes de los agentes de compras.

Soborno y cohecho de los proveedores

En primer lugar, las comisiones ilegales o los sobornos afectan a los agentes de contratación individuales o a las empresas de contratación. Si el comprador y el agente/empresa de aprovisionamiento han acordado el precio del producto y la transparencia de la información sobre el proveedor al principio de la cooperación, y el agente sigue pidiendo al proveedor un soborno, esto se convierte en un acto ilegal/no ético.

Por ejemplo, suponga que obtiene dos precios iguales del proveedor A y del proveedor B, si el proveedor B ofrece una comisión al agente de aprovisionamiento, es probable que el agente elija el B sin importar si la calidad del producto de B es buena o no. Si su agente de aprovisionamiento acepta la comisión, puede llegar a las siguientes situaciones:

  1. La mercancía que ha recibido no cumple sus requisitos de calidad, o es un producto que no cumple los requisitos de certificación de su mercado y, por tanto, es ilegal importarlo y venderlo.
  2. Si hay una disputa sobre la calidad del producto, su agente de compras no se pondrá de su lado ni tratará de defender sus intereses por usted, sino que más bien excusará al proveedor por diversas razones.

Objetivamente hablando, el soborno suele producirse en los grandes pedidos con decenas de miles de dólares. En el caso de los pedidos pequeños de miles de dólares, la mayoría de los agentes de compras no se molestan en involucrarse en el soborno.

El fenómeno del soborno es mucho menor ahora en comparación con hace 4 o 5 años, especialmente en la industria de productos cotidianos. Porque los compradores pueden encontrar proveedores directamente a través de muchos canales, como los sitios web B2B como Alibaba, Made in China, etc. Pueden hacer una comparación exhaustiva por su cuenta, y luego sopesar si el precio del producto y la comisión de servicio proporcionada por el agente de abastecimiento es razonable.

Así pues, un buen agente/empresa de aprovisionamiento desempeña un papel importante en la gestión de su cadena de suministro. Además de ayudarle a obtener precios competitivos de los productos, también se dedican a cuidar los procesos de seguimiento, porque el buen servicio es el núcleo de la competitividad de su modelo de negocio. En cuanto a algunos agentes de aprovisionamiento individuales que pueden hacer un negocio puntual, no puedo garantizar la calidad del servicio.

7. Dónde encontrar un agente de aprovisionamiento para diferentes tipos de negocios

Me preguntarás, ¿dónde puedo encontrar un agente de compras fiable? No se preocupe, le mostraré tres lugares para encontrar un agente/empresa de compras.

1) Google

Buscar en Google es siempre el primer pensamiento de la mayoría de las personas cuando se encuentran con problemas. De hecho, Google ayuda en la mayoría de los casos, da información útil. Si quiere encontrar un agente de aprovisionamiento en un país, como China, sólo tiene que escribir “agente de aprovisionamiento de China”, y aparecerá una lista de empresas de aprovisionamiento chinas en los resultados de la búsqueda.

Cuando compruebe uno de los sitios web de contratación, preste atención al contenido, los años de creación, las fotos de la empresa, la información de contacto, el tamaño del equipo, la infraestructura, las opiniones y los testimonios de los clientes, los blogs, etc. Sólo un equipo profesional invertirá suficiente dinero y energía para optimizar sus sitios web en Google.

2) Upwork / Fiverr

Upwork y Fiverr son sitios web de freelance donde puedes encontrar algunos agentes de abastecimiento individuales. Algunos de ellos lo hacen como un trabajo a tiempo parcial, le ayudarán a encontrar un proveedor y le proporcionarán un informe del mismo. A continuación, tendrás que ponerte en contacto con el proveedor y ocuparte de los procesos de seguimiento por ti mismo.

Como este agente de contratación individual puede aparecer rápidamente, también pueden desaparecer rápidamente. Por lo tanto, hay que tener más cuidado con los agentes individuales cuando se trata de cuestiones de pago de tasas de servicios.

3) Ferias

Además de buscar agentes de compras en línea, también puede visitar las ferias comerciales. Por ejemplo, si quiere importar de China y conseguir un agente de importación chino, puede visitar la feria de Cantón, la feria de Hong Kong y la feria internacional de Yiwu, etc.

Pero buscar una empresa de aprovisionamiento en una feria es más adecuado para los grandes importadores, que suelen gastar millones de dólares en compras cada año y necesitan importar cientos o miles de tipos de productos diferentes.

Si usted es un importador pequeño o mediano con un presupuesto de sólo decenas de miles de dólares en compras al año, es posible que los proveedores de las ferias no acepten su pedido, o que le consigan un agente de compras poco profesional.

8. Consejos prácticos para encontrar un agente de aprovisionamiento o una empresa de aprovisionamiento de confianza

Consejo 1: Elija un agente de abastecimiento chino frente a un agente de abastecimiento con sede en otros países(Estados Unidos, Reino Unido, India, etc.)

Como China es el mayor país exportador de bienes de consumo, los agentes de aprovisionamiento chinos representan la mayoría de los agentes del mundo. Por lo tanto, dividiré a los agentes de aprovisionamiento en dos tipos: agentes de aprovisionamiento chinos y agentes de aprovisionamiento no chinos. ¿Cuáles son las diferencias entre ellos? ¿Cuál elegir? Veamos los pros y los contras de cada uno de ellos por separado.

Ventajas e inconvenientes de los agentes de compras no chinos

¿Cómo actúan los agentes de aprovisionamiento con sede en otros países? Por lo general, son nativos de un determinado país y ayudan a los compradores de su país a comprar en otros países asiáticos o del sudeste asiático, como China, Vietnam, India, Malasia, etc.

Suelen tener oficinas propias tanto en el país comprador como en su propio país. El equipo suele contar con varias personas, prestan servicio principalmente a algunos grandes compradores.

Si se encuentra en Estados Unidos, elija un agente de contratación local y no tendrá que preocuparse por las barreras lingüísticas y culturales entre usted y el agente de contratación, la eficacia de la comunicación mejorará.

Si compra un pedido grande, puede considerar la posibilidad de encontrar un agente de compras en su propio país. Sin embargo, no son muy amigos de algunas pequeñas empresas, porque sus comisiones de servicio o su propio beneficio son elevados.

Ventajas e inconvenientes de los agentes de compras en China

En comparación con los agentes de compras no chinos, obviamente la comisión de servicio o el beneficio de los agentes de compras chinos es mucho menor. Además, cuentan con equipos de aprovisionamiento más profesionales y recursos de proveedores chinos más ricos que los agentes de aprovisionamiento no chinos.

Sin embargo, es posible que no puedan comunicarse con usted con la misma fluidez que sus agentes nativos debido a las diferencias lingüísticas. Además, en el sector chino de la contratación hay agentes buenos y malos, lo que hace difícil distinguir a los buenos.

Consejo 2: Elija los agentes de aprovisionamiento especializados en un determinado artículo

Si quiere importar muchos tipos diferentes de productos de consumo diario, elija una empresa de aprovisionamiento que ya haya aprovisionado muchos productos de consumo diario para compradores anteriores.

Si está especializado en la importación de determinados productos industriales, busque un agente de compras especializado en este sector, como materiales de construcción o productos médicos. Porque estos agentes de aprovisionamiento deben haber acumulado una gran cantidad de buenos proveedores en esta industria y pueden darle un buen consejo de compra y producción.

Consejo 3: Elija el agente de aprovisionamiento situado cerca del grupo industrial

Cada país tiene sus propios clusters industriales, que son grupos de empresas similares y relacionadas en una zona geográfica definida.

Por ejemplo, si quiere comprar productos diarios de China, el agente de compras de Yiwu es una buena opción. Y para la ropa, el agente de compras de Guangzhou tendrá más ventajas.

Situarse cerca del clúster industrial es conveniente para contactar con las fábricas y reducir los costes intermedios, como el coste del transporte, las tasas de supervisión de la calidad, etc. Por ejemplo, si quiere comprar productos electrónicos, los agentes de compras en Yiwu no tendrán mejor ventaja de precio que el agente de compras en Shenzhen.

Consejo 4: Pregunte al agente/empresa de contratación si puede proporcionar referencias de clientes satisfechos

Un buen agente de aprovisionamiento que proporcione valor tendrá muchos clientes satisfechos, y estarán contentos y orgullosos de proporcionarle los contactos de clientes satisfechos. Así que puede comprobar en qué es más bueno el agente de aprovisionamiento: ¿es bueno buscando el mejor precio o inspeccionando el producto? ¿Son capaces de ofrecer un buen servicio?

Consejo 5: Elija el agente de compras con más experiencia en compras

La experiencia en contratación es un factor vital que debe tener en cuenta. Un agente individual que trabaje como tal durante 10 años puede ser mucho más ingenioso y más fiable que una empresa de contratación que sólo se haya establecido unos meses.

El número de años que lleva en el negocio es una prueba de su trayectoria. Esto significa que ha proporcionado continuamente a sus clientes un negocio de buena calidad. Además de saber elegir a los proveedores, debe ser muy capaz en las áreas de control de calidad, logística y auditoría.

Por ejemplo, zerosourcing es una empresa de agentes de compras de confianza que lleva más de 4 años en el mercado y cuenta con más de 50 empleados, además de numerosos socios a largo plazo.

Ahora es tu turno

¿Tienes alguna otra pregunta sobre el agente/empresa de abastecimiento? Si crees que este artículo es útil, compártelo con tus amigos y comparte tus ideas en la sección de comentarios. Si desea encontrar un agente de compras en China, puede ponerse en contacto con nosotros, somos una de las principales agencias de compras en China.

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